Juli 2004 > weniger arbeiten > Zeitmanagement: Störungen managen
 

Zeitmanagement – Sich mit sich selbst und anderen auseinandersetzen

Von Katja Schwarz
 
Nachdem es im letzten Beitrag zum Thema Zeitmanagement darum ging, Prioritäten zu setzen und sich so systematisch wie konsequent durch seinen Tagesplan zu arbeiten, möchten wir nun noch ein paar Tipps geben, wie man seine Tagesplanung auch tatsächlich einhalten kann.

Dazu empfiehlt sich, eine kurze Bestandsaufnahme der Störungen zu machen, die uns die Zeit stehlen. Diese haben meist einen ganz unterschiedlichen Charakter. Manchmal sind wir müde oder haben keine Lust, manchmal versuchen wir, zu viel auf einmal zu machen. Oder unser Schreibtisch ist überhäuft und wir finden in der Ablage nichts wieder. Dann gibt es extrem langwierige Besprechungen und endlose Wartezeiten. Schwatzhafte Kollegen, unangemeldete Besucher oder telefonische Unterbrechungen. Ganz zu schweigen von schlechter Luft, Lärm, Hitze und unbequemer Kleidung.

Marcus Knill rät, einige Arbeitstage zu rekapitulieren. Dabei könne man zuerst feststellen, dass einige Störungen durch uns selbst bedingt sind und andere von äußeren Reizen verursacht werden. Dann solle man sich für die schwerwiegendsten Störungen, die am häufigsten auftreten und bei denen viel Zeit verloren geht, Gegenmaßnahmen überlegen.

Vieles klingt sicher selbstverständlich, aber manchmal hilft es schon, sich der persönlichen „Zeitfresser“ bewusst zu werden, um gegen diese anzusteuern und sich besser zu organisieren. (Der Expertenrat, Analysen von mehreren Arbeitstagen zu erstellen, kann umgekehrt auch zu der Erkenntnis führen, wie viel man eigentlich an einem Tag erledigt.)

Organisation ist im wahren Sinne des Wortes ein zentraler Bestandteil des Zeitmanagements: Nicht die Aufgaben nach dem Zufallsprinzip auf sich zukommen lassen und nach persönlichen Vorlieben erledigen, sondern ihnen, ihrer Bedeutung entsprechend, eine Reihenfolge geben und abarbeiten – unabhängig davon, wie unangenehm die Aufgabe ist. Häufig ist es sogar ratsam, mit den unangenehmsten Dingen anzufangen, denn das tägliche Verschieben unliebsamer Dinge, die sich dann jeden Tag aufs Neue vor einem auftürmen, wirkt wie eine Bremse.

Bei all dem ist es jedoch wichtig, sich eine gewisse Flexibilität zu bewahren und nicht zur Sklavin der eigenen Planung zu werden: Natürlich braucht es Disziplin, um nicht dauerhaft mit seinen Aufgaben in Verzug zu geraten – doch in erster Linie dient ein Tages- oder Wochenplan dazu, über seine Ziele nachzudenken und die Bedeutung der Dinge zu bewerten. Zudem können unterschiedliche Aufgaben durchaus unterschiedliche Lösungswege erfordern. Und nicht zuletzt muss man die eigene Zeitplanung mit den Vorstellungen seiner Umwelt in Einklang bringen: Kollegen, Partner und Familie haben eigene Zeitkonzepte.

Wenn Sie merken, dass Ihre Pläne nicht aufgehen, analysieren Sie, wo die Ursachen für die Fehlplanung liegen und überdenken Sie, ob Sie sich vielleicht zu viel auf einmal vornehmen.

Stehen größere Projekte an, kann man diese in Teilaufgaben gliedern, die man eine nach der anderen erledigt. Andersherum ist es sinnvoll, ähnliche Aufgaben zusammenzufassen, etwa anstehende Telefonate hintereinander zu führen, E-Mails nur zu festen Zeiten zu beantworten oder Rechnungen und Korrespondenz in einem Durchgang zu schreiben.

Ganz allgemein sollte man angefangene Vorgänge immer fertig bearbeiten und sich möglichst nicht abhalten lassen. Dazu kann man – insbesondere bei wichtigen Aufgaben – das Telefon umstellen, Besuche und Kollegen abwimmeln (nicht ohne einen neuen Termin mit ihnen auszumachen) und erklären, dass man mehrere Stunden ungestört bleiben möchte.
Sich regelmäßig von der Umwelt abzuschirmen und in einer stillen Stunde konzentriert zu arbeiten, ist durchführbar, wenn man dafür einen Termin einplant, zu dem erfahrungsgemäß mit keinen oder nur wenigen Störungen zu rechnen ist.

Klare Worte sind laut Knill auch angesagt, wenn man mit Wünschen und Anforderungen überhäuft wird, zu deren Erledigung man keine Zeit hat. Hier helfe nur ein deutliches „Nein“. Doch vielen Menschen fällt es schwer nein zu sagen, sei es, weil wir niemanden vor den Kopf stoßen wollen oder weil wir mit der Frage überrumpelt wurden.
Da wir jedoch auch selbst immer wieder auf Hilfe angewiesen sind, rät Knill, sich vor jeder Antwort in Ruhe zu überlegen, ob man der richtige Ansprechpartner ist oder der andere nur eine bequeme Möglichkeit sucht, sein Problem weiterzureichen. Wenn es sich noch dazu um eine uninteressante Tätigkeit handelt, die von wichtigeren Dingen abhält, müsse man freundlich, aber bestimmt ablehnen. Das gelingt, indem man Verständnis für die Bitte zeigt und die Ablehnung ohne Ausflüchte kurz und sachlich begründet – und indem man gleich eine Alternative vorschlägt, wie der Bittsteller das Problem lösen könnte.

Hier verweist Knill auf die Fähigkeit des Delegierens. Es ist zeitsparend und sinnvoll, anderen Menschen Aufgaben zuzuweisen, solange diese ihren Kompetenzen entsprechen (sonst kommt es zu zeitraubenden Rückfragen). Voraussetzung ist allerdings, sich selbst nicht für unentbehrlich zu halten und seine Mitarbeiter eigenverantwortlich arbeiten lassen zu wollen.
In der Zusammenarbeit mit Kollegen und Vorgesetzten plädiert Knill für rasche Konfliktlösungen bei Auseinandersetzungen, denn ungelöste Konflikte schwelen weiter und ziehen Missverständnisse, Reibereien und Aussprachen nach sich – ganz abgesehen von Motivationsverlust und schlechter Stimmung bei den Beteiligten.

Für eine gute Stimmung sorgen dagegen nicht nur ein schöner und ruhiger Arbeitsplatz mit einem organisierten Ablagesystem, sondern auch regelmäßige Pausen und bewusste Auszeiten. Um Stress gar nicht erst aufkommen zu lassen, ist es wichtig, seine Tätigkeiten mit einem gewissen Zeitpuffer zu planen und auch Zeit für Unvorhergesehenes einzukalkulieren. Nur wenn man Spielraum für Unterbrechungen mit einplant, kann man gelassen auf Störungen reagieren, da man mit seinen Aufgaben nicht völlig in Verzug gerät.

Der Wirtschaftspädagoge Karlheinz Geißler kritisiert, dass die einschlägigen Kurse und Ratgeber suggerieren, man könne sein gesamtes Leben durchplanen und managen. „Das sind moderne Märchenerzählungen. Man muss Zeit wie einen Schweizer Käse planen, mit festen Strukturen und großen Löchern.“

 
Quellen und Links

Marcus Knill:
Zeit managen – aber wie?
www.rhetorik.ch

Arbeitstechniken: Zeitmanagement
www.wissen.de

Was ist Zeitmanagement? Von Ralf Senftleben
www.zeitzuleben.de

„Karriere machen die Flexiblen, nicht die Pünktlichen.“ Interview mit dem Wirtschaftspädagogen Karlheinz Geißler.
www.spiegel.de

Zum Weiterlesen

Aufschieberitis: So hat es ein Ende. Von Florian Vollmers
www.faz.net

„Time-Management“ auf der Homepage von Prof. Dr. Lothar Seiwert
www.seiwert.de und „Typgerechte Lebens-
Management-Strategien“:
Das Bumerang-Prinzip

Zeitmanagement – Die eigene Zeit besser planen in mediella 06.04

Literatur

Karlheinz A. Geißler: Alles. Gleichzeitig. Und zwar sofort.
Herder Verlag GmbH 2004
ISBN: 3-451-28540-1
EUR 19,90
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Stephen R. Covey , A. Roger Merrill, Rebecca R. Merrill: Der Weg zum Wesentlichen.
Zeitmanagement der vierten Generation.

Campus Verlag 2003.
ISBN 3-593-37205-3.
EUR 25,50
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Autorin

Katja Schwarz
Kontakt: katja.schwarz@ mediella.de