Was gehört in die Signatur?
Oberstes Gebot: keep it short and simple. Eine Signatur sollte höchstens zwischen vier und sechs Zeilen lang sein – echte Profis beschränken sich auf vier - und die Zeilenlänge höchstens 60 Zeichen betragen.

Neben Ihrem Firmennamen sollte die Signatur Ihre Kontaktdaten enthalten: Da Sie elektronisch kommunizieren, ist das Minimum Ihre E-Mail- und Ihre Web-Adresse. Bei geschäftlicher Korrespondenz ist auch eine Telefonnummer ratsam. Ob Sie Ihre Postanschrift aufnehmen, bleibt Ihnen überlassen.
Um Platz zu sparen, können Sie mehrere Angaben nebeneinander in eine Zeile schreiben, getrennt durch ein Sternchen oder einen senkrechten Strich.

Ihrer E-Mail-Adresse sollten Sie ohne Leerzeichen ein mailto: voranstellen und Ihrer Webadresse das http:// So können sie direkt aus dem E-Mail-Programm des Empfängers angeklickt werden.

Ergänzen können Sie Ihre Kontaktdaten mit Ihrem Firmen-Slogan oder mit einer kurzen Erläuterung, worin Ihre Dienstleistung besteht. Außerdem ist der E-Mail-Abbinder der ideale Ort, um auf Sonderaktionen, eine Messeteilnahme oder ähnliches hinzuweisen.

Um die Signatur vom Rest der E-Mail zu trennen, wird die Zeichenfolge Minus-Minus-Leerzeichen-Zeilenschaltung verwendet. Das bewirkt bei einigen E-Mail Programmen, dass beim Beantworten der E-Mail per Reply-Funktion der nach diesem Trenner folgende – für die Antwort nicht relevante - Text nicht mitkopiert wird.

Eine einfache Signatur könnte beispielweise so aussehen:

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Lieselotte Müller * Sekretariatsservice und Buchhaltung
Tel.: 0123-987654 * mobil: 0160-1234567
mailto:lilo@meineFirma.de * http://www.meineFirma.de
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11. – 13.02.2004, Halle 1, Stand X3

Einrichten der Signatur
Nun müssen Sie natürlich nicht jedes Mal beim Schreiben einer E-Mail die Signatur neu tippen. Die gängigen Mail-Programme, wie z.B. Outlook und Netscape, verfügen über eine Funktion zum Einbinden der Signatur. Auch die Anbieter von Free-Mail-Adressen, wie z.B. Web.de, bieten in ihren Webinterfaces eine Möglichkeit zum Einrichten von Signaturen für Nutzerinnen, die kein Mail-Programm benutzen.

Für den Netscape Messenger 7.0 müssen Sie zunächst mit einem Text-Editor eine Datei mit der Signatur anlegen und abspeichern. Im Netscape unter dem Menüpunkt „Bearbeiten – eMail und Diskussionforen Konteneinstellungen“ unter „Kontoeinstellungen“ geben Sie dann bei „Diese Unterschrift anfügen“ den Pfad zu der Textdatei an. Netscape fügt den oben erwähnten Trenner übrigens automatisch ein, wenn Sie einen Abbinder einrichten.
Bei Outlook Express legen Sie die Signatur unter „Extras – Optionen“ im Registerblatt „Signaturen“ an und setzen dann einen Haken bei „Allen ausgehenden Nachrichten Signaturen hinzufügen“.

Bei manchen Programmen können Sie übrigens auch mehrere Signaturen verwalten, falls Sie beispielsweise eine private und eine geschäftliche Signatur bei der gleichen Mailadresse verwenden möchten.

Was Sie nicht tun sollten!
Ihre E-Mail-Signatur sollte klar und einfach sein, ohne aufwändige Spielereien und Formatierungen. Deshalb sollten Sie auf Farb- und Schriftexperimente in der Signatur verzichten und auch kein Logo einbinden. Das können Sie nur bei HTML-Mails, die nicht von jedem E-Mail-Programm entziffert werden können, als Sicherheitsrisiko gelten und bei Profis nicht beliebt sind. Generell sollten sie Mails nur im Text-Format versenden.

„Diese E-Mail enthält vertrauliche und/oder rechtlich geschützte Informationen. Wenn Sie nicht der richtige Adressat sind oder diese E-Mail irrtümlich erhalten haben, ...“, solche und ähnliche Sätze – Disclaimer genannt – finden sich recht häufig am Ende von geschäftlichen E-Mails. Die rechtliche Wirkung dieser Formulierungen dürfte nicht allzu hoch sein. Deshalb sollten Sie gut überlegen, ob Sie Ihre Geschäftspartner mit diesem Textwust – meist auch noch auf Englisch – bombardieren wollen. Auf Mailinglisten sind solche Disclaimer übrigens absolut tabu.
Wer wirklich Mails mit vertraulichem Inhalt versenden muss, sollte ein Verschlüsselungsprogramm benutzen – und sowieso vor dem Klicken des Sende-Buttons die Empfänger noch mal genau überprüfen.

Ändern Sie Ihre Signatur nicht alle Naselang. Auch wenn sie nicht mit Farben und Schriftarten versehen ist, wie Ihre Briefbögen und Visitenkarten, ist sie doch Teil des Corporate Design und sollte darum im Großen und Ganzen unverändert bleiben. Am besten probieren Sie etwas herum und verschicken Tests an hilfsbereite Bekannte mit unterschiedlichen Mailprogrammen, damit Sie ein Gefühl dafür bekommen, wie die Signatur aussieht.

Eine ganz wichtige Kleinigkeit zum Schluss: Überprüfen Sie die Signatur genau auf Tippfehler, bevor Sie Ihre E-Mails damit auf die Reise schicken!