Die preiswerteste Art, Werbung zu machen –
und das auch noch regelmäßig –
ist mit einer festen E-Mail-Signatur, auch Unterschriftsdatei,
Signature file oder Abbinder genannt. Damit weisen
Sie in jeder E-Mail auf Ihre Dienstleistung hin,
ohne ausdrücklich Werbung im E-Mail-Text zu
betreiben.
Auf den meisten Mailinglisten wird es beispielsweise
nicht gerne gesehen, dass jemand in seinen Beiträgen
Werbung macht, aber gegen eine Signatur haben die
meisten nichts einzuwenden.
Was gehört in die Signatur?
Oberstes Gebot: keep it short and simple. Eine
Signatur sollte höchstens zwischen vier und
sechs Zeilen lang sein – echte Profis beschränken
sich auf vier - und die Zeilenlänge höchstens
60 Zeichen betragen.
Neben Ihrem Firmennamen sollte die Signatur Ihre
Kontaktdaten enthalten: Da Sie elektronisch kommunizieren,
ist das Minimum Ihre E-Mail- und Ihre Web-Adresse.
Bei geschäftlicher Korrespondenz ist auch
eine Telefonnummer ratsam. Ob Sie Ihre Postanschrift
aufnehmen, bleibt Ihnen überlassen.
Um Platz zu sparen, können Sie mehrere Angaben
nebeneinander in eine Zeile schreiben, getrennt
durch ein Sternchen oder einen senkrechten Strich.
Ihrer E-Mail-Adresse sollten Sie ohne Leerzeichen
ein mailto: voranstellen und Ihrer Webadresse
das http:// So können sie direkt aus dem
E-Mail-Programm des Empfängers angeklickt
werden.
Ergänzen können Sie Ihre Kontaktdaten
mit Ihrem Firmen-Slogan oder mit einer kurzen
Erläuterung, worin Ihre Dienstleistung besteht.
Außerdem ist der E-Mail-Abbinder der ideale
Ort, um auf Sonderaktionen, eine Messeteilnahme
oder ähnliches hinzuweisen.
Um die Signatur vom Rest der E-Mail zu trennen,
wird die Zeichenfolge Minus-Minus-Leerzeichen-Zeilenschaltung
verwendet. Das bewirkt bei einigen E-Mail Programmen,
dass beim Beantworten der E-Mail per Reply-Funktion
der nach diesem Trenner folgende – für
die Antwort nicht relevante - Text nicht mitkopiert
wird.
Eine einfache Signatur könnte beispielweise
so aussehen:
--
Lieselotte Müller * Sekretariatsservice und
Buchhaltung
Tel.: 0123-987654 * mobil: 0160-1234567
mailto:lilo@meineFirma.de * http://www.meineFirma.de
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Einrichten der Signatur
Nun müssen Sie natürlich nicht jedes
Mal beim Schreiben einer E-Mail die Signatur neu
tippen. Die gängigen Mail-Programme, wie
z.B. Outlook und Netscape, verfügen über
eine Funktion zum Einbinden der Signatur. Auch
die Anbieter von Free-Mail-Adressen, wie z.B.
Web.de, bieten in ihren Webinterfaces eine Möglichkeit
zum Einrichten von Signaturen für Nutzerinnen,
die kein Mail-Programm benutzen.
Für den Netscape Messenger 7.0 müssen
Sie zunächst mit einem Text-Editor eine Datei
mit der Signatur anlegen und abspeichern. Im Netscape
unter dem Menüpunkt „Bearbeiten –
eMail und Diskussionforen Konteneinstellungen“
unter „Kontoeinstellungen“ geben Sie
dann bei „Diese Unterschrift anfügen“
den Pfad zu der Textdatei an. Netscape fügt
den oben erwähnten Trenner übrigens
automatisch ein, wenn Sie einen Abbinder einrichten.
Bei Outlook Express legen Sie die Signatur unter
„Extras – Optionen“ im Registerblatt
„Signaturen“ an und setzen dann einen
Haken bei „Allen ausgehenden Nachrichten
Signaturen hinzufügen“.
Bei manchen Programmen können Sie übrigens
auch mehrere Signaturen verwalten, falls Sie beispielsweise
eine private und eine geschäftliche Signatur
bei der gleichen Mailadresse verwenden möchten.
Was Sie nicht tun sollten!
Ihre E-Mail-Signatur sollte klar und einfach sein,
ohne aufwändige Spielereien und Formatierungen.
Deshalb sollten Sie auf Farb- und Schriftexperimente
in der Signatur verzichten und auch kein Logo
einbinden. Das können Sie nur bei HTML-Mails,
die nicht von jedem E-Mail-Programm entziffert
werden können, als Sicherheitsrisiko gelten
und bei Profis nicht beliebt sind. Generell sollten
sie Mails nur im Text-Format versenden.
„Diese E-Mail enthält vertrauliche
und/oder rechtlich geschützte Informationen.
Wenn Sie nicht der richtige Adressat sind oder
diese E-Mail irrtümlich erhalten haben, ...“,
solche und ähnliche Sätze – Disclaimer
genannt – finden sich recht häufig
am Ende von geschäftlichen E-Mails. Die rechtliche
Wirkung dieser Formulierungen dürfte nicht
allzu hoch sein. Deshalb sollten Sie gut überlegen,
ob Sie Ihre Geschäftspartner mit diesem Textwust
– meist auch noch auf Englisch – bombardieren
wollen. Auf Mailinglisten sind solche Disclaimer
übrigens absolut tabu.
Wer wirklich Mails mit vertraulichem Inhalt versenden
muss, sollte ein Verschlüsselungsprogramm
benutzen – und sowieso vor dem Klicken des
Sende-Buttons die Empfänger noch mal genau
überprüfen.
Ändern Sie Ihre Signatur nicht alle Naselang.
Auch wenn sie nicht mit Farben und Schriftarten
versehen ist, wie Ihre Briefbögen und Visitenkarten,
ist sie doch Teil des Corporate Design und sollte
darum im Großen und Ganzen unverändert
bleiben. Am besten probieren Sie etwas herum und
verschicken Tests an hilfsbereite Bekannte mit
unterschiedlichen Mailprogrammen, damit Sie ein
Gefühl dafür bekommen, wie die Signatur
aussieht.
Eine ganz wichtige Kleinigkeit zum Schluss: Überprüfen
Sie die Signatur genau auf Tippfehler, bevor Sie
Ihre E-Mails damit auf die Reise schicken!
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